Эффективно работаем с Zoom, Skype, Hangouts

Эффективно работаем с Zoom, Skype, Hangouts
Эффективно работаем с Zoom, Skype, Hangouts
4.05.20 / Денис Скорбилин

Коронавирус  посадил человечество под домашний арест, и вся жизнь ушла в онлайн. Моё обучение и работа перенеслись в групповые видеозвонки, аналогично у супруги; на онлайн-обучение перешла дочь. За последние несколько недель я насмотрелся на провальные совещания и сорванные уроки. Zoom, Skype, Hangouts — название программы не имеет значение, так как ошибки совершали люди, а не программы. При этом ничего сверхъественного в эффективных онлайн-коммуникациях нет, и я легко могу это доказать.

Как настроить видео в Zoom, Skype, Hangouts

Качество изображения во время видеозвонка очень важно. Если ваша веб-камера показывает репродукцию «Чёрного квадрата» или заливает всё белым светом, это отвлекает участников и замедляет общение. Когда вы говорите, собеседники должны видеть ваше лицо, считывать ваши эмоции. 

  • Свет должен освещать ваше лицо и плечи. Позади вас, напротив, никаких источников света не должно быть. Если сидите спиной к окну, обязательно опустите шторы.
  • Также помните, что слишком тёплые источники света придают вашему лицу пикантную банную красоту, а слишком холодные превращают в вампира из «Сумерек». Нейтральный свет — идеальный.
  • Не надеваем одежду в мелкую клетку или точку — она рябит в кадре, и это сильно отвлекает.
  • Большинство встроенных веб-камер в ноутбуки очень плохи. Проблема даже не в разрешении картинки, а в низкой частоте кадров. Невозможно воспринимать человека серьёзно, если он движется рывками, как плохая «гифка». Если ваша веб-камера плоха, выходите в видеочат с планшета. Даже старые Apple iPad обеспечивают намного лучшее качество картинки, чем большинство ноутбуков. Также можно подключать смартфон к компьютеру или ноутбуку в качестве внешней веб-камеры.
  • Камера не должна смотреть на вас снизу. Оптимальный ракурс — на уровне глаз или чуть выше. В ноутбуках камера встроена на оптимальный уровень. Планшеты или смартфоны можно ставить на подставку, закрепить на штатив или селфи-палку. Можно поставить гаджет на полку или на стопку книг, оперевшись на стену.

Фоны в Zoom 

Тема серьёзная, нужно обсудить отдельно. Пользовательский фон в видеочате  — это хорошо! Наложение фона убирает из кадра домашний интерьер и может создать деловой настрой конференции. Это действительно удобно, но имейте в виду, что программное наложение фона не заменяет всего предыдущего пункта. Свет должен быть правильно выстроен, иначе программа не сможет нормально наложить картинку.

Чтобы не было проблем с выделением фигуры, фон позади должен быть по возможности однотонным, одежда контрастной. Иначе сольётесь с фоном, как опытный спецназовец-разведчик.

Фон выбирайте эмоционально-нейтральным: никаких космонавтов на орбите или пляжного курорта, иначе вместо работы все начнут обсуждать оригинальный фон и, в итоге, вы потеряете время.

Звук в видеоконференциях

Встроенного в гаджет микрофона достаточно, чтобы хорошо передавать вашу речь. Проблема в том, что микрофон передаёт и все остальные звуки из комнаты, даже тихие. Перед началом видеоконференции уберите или выключите источники шума. Даже громко тикающие часы могут дать постоянные звуковые помехи и переключать внимание чата на ваше окно. Оно вам надо?☺️

Готовимся психологически

Регулярные групповые видеозвонки выматывают сильнее, чем кажется. На совещаниях в офисе можно расслабиться, пока докладывает коллега (даже в носу поковыряться☺️). В онлайн-формате ты не можешь расслабиться, потому что камера снимает крупным планом и коллеги всё время СМОТРЯТ. В итоге, после двух-трёх часов такого общения устаёшь, как после целого рабочего дня.

Помогает осознание того, что на самом деле вашим коллегам глубоко всё равно, как вы выглядите и что делаете, если это в рамках социальных норм и приличий. Как и вы, все устали и хотят, чтобы созвон закончился как можно быстрее.

Если есть возможность отключать камеру, делайте это. Это даст вам расслабиться и не перегореть к концу совещания.

Этика групповых видеозвонков Хенгатус, Зум, Скайп

  • Главное отличие группового звонка от обычного совещания: нельзя говорить одновременно. Нельзя перебивать. Разговор сразу сваливается в кашу, ничего непонятно: сначала все одновременно говорят, потом одновременно замолкают. Катастрофа!
  • Результативный разговор в групповом видеочате похож на шахматы или на пошаговую стратегию. Сначала говорит один, потом другой, потом третий. Если у вас есть срочные вопросы, задавайте их после того, как человек закончил говорить. Можно поднимать руку, чтобы ведущий увидел вас и дал слово. 
  • Помните, что микрофон пишет всё, даже очень тихие звуки. Если вам надо что-то напечатать на клавиатуре, обязательно сначала отключите звук. 
  • Заходим в видеочат только под настоящими ФИО, чтобы вас было легче опознавать и обращаться.

Как организовать и провести групповой видеозвонок в Скайпе или Зуме

  • Планируя, сколько времени вы готовы потратить на совещание, закладывайте в полтора-два раза больше, чем понадобилось бы, чтобы провести совещание в офисе. Чем больше людей и вопросов, тем сильнее всё затягивается, поэтому есть смысл раздробить повестку на несколько созвонов покороче и с меньшим количеством людей.
  • Организатор видеоконференции — это ещё и модератор беседы. Необходимо постоянно направлять и поправлять участников. 
  • Если вы подготовите и разошлёте всем чёткий план обсуждения, созвон пройдёт быстрее.
  • В Zoom есть возможность распределять участников по комнатам. Это очень удобно для обсуждения узких вопросов небольшой группой сотрудников, чтобы не занимать время всех остальных участников.
  • Функция принудительного отключения микрофона у остальных участников очень полезна, если вы подготовили долгую речь. 
  • Предложите коллегам отключать камеры и микрофоны, если докладывает кто-то другой, и у них нет вопросов к докладчику.
  • Стартуйте конференцию за 15 минут до начала совещания/урока, чтобы все успели подключиться, настроить камеры и звук. В первый созвон можно начать даже на 20-25 минут раньше, потому что технические проблемы, проблемы со светом, звуком и т.д. будут.
  • Помните о функции записи разговоров. Обязательно записывайте конференцию. Рассылайте запись участникам, чтобы они могли ещё раз рассмотреть все графики и данные. А ещё сотрудникам намного сложнее отвертеться от поставленных задач, если «все ходы записаны».

Резюме

Этот материал родился из десяток ошибок, которые вылились в то, что озверевшие от онлайн-обучения дети рвутся обратно в школы, а сотрудники на удаленке не успевают поработать из-за... работы. Вроде бы, всё вышеизложенное просто и понятно, но… почему-то это не так☺️

Наверное, главное, чему научит нас пандемия COVID-19 — это ценность человеческих контактов и внимание к собеседнику. Групповые видеозвонки прекрасно тренируют эмпатию, потому что невнимание к потребностям всего коллектива выливается в дополнительный час совещаний и головную боль. А ведь вам с этими людьми после «самоизоляции» ещё работать под одной крышей. Лучше не доводить до греха и не умножать страдания.

АВТОРИЗАЦИЯ

Авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий:

КОММЕНТАРИИ

Поделиться статьёй

Другие материалы по этой теме